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梱包を外注し始めたけれど、マニュアルを作る時間が惜しくて後回しにしている方に向けて書いています。
募集単価をいくらにするかは別の記事で出しました。ここで書くのは、その人にマニュアルを作るか、口頭で教えて済ますかの話です。
口頭で教えて、また同じ質問が来ました
外注さんに、梱包のやり方を口頭で教えました。1時間半、横についてやり方を見せました。やっと手が空いた、と思いました。
3日後、メッセージが来ました。「ラベルはどっちの面に貼るんでしたっけ」。 もう一度、説明を書いて返しました。
1週間後、その人が辞めました。次の人が来て、また最初から1時間半です。同じ説明を、口で3回しました。 そのたびに、少しずつ気が重くなりました。
「マニュアルを作ればいいのに」とは、頭では思っていました。でも、作るのに何時間かかるか考えると、手が止まりました。 その5時間があったら、自分で梱包を片付けたほうが速い気がしたのです。
だから、作りませんでした。そしてまた、次の人に口頭で教えていました。振り出しは、いつも同じ場所でした。
「教えるより、自分でやったほうが速い」
このとき私が信じていたのは、ひとつの考え方です。
「マニュアルを作ったり教えたりする時間があるなら、その間に自分で梱包を片付けたほうが速い」
数字だけ見れば、正しく見えます。マニュアルを作るのに5時間。その5時間で、自分なら梱包が何十個も片付きます。教えるより、やったほうが速い。 迷う余地がなさそうでした。
でも実際に起きたのは、別のことでした。作らなかったせいで、同じ説明を何度も口でして、人が代わるたびにゼロからやり直していました。
この記事では、その5時間が何個ぶんで、何回渡せば戻ってくるのかを数字で書きます。結論を先に言うと、答えは渡した回数で決まります。そして、人がよく辞める現場ほど、その回数は早くたまります。
マニュアルを作る5時間は、15個ぶんです
まず、5時間の値段を出します。
時給3,150円で5時間なので、15,750円。手残り1,050円の商品にすると、15個ぶんです。この5時間で自分が梱包をすれば、1個4分なので75個さばけます。
だから、敵の言い分は間違っていません。 1人にたった1回教えるだけなら、口頭のほうが速い。口頭は1.5時間で済むのに、マニュアルは5時間かかるからです。「作らないほうが速い」は、その1回については正しい。
問題は、せどりの梱包が1回きりでは終わらないことです。人は辞めます。同じ人でも忘れます。そこから、話が変わります。
口頭は毎回、マニュアルは一度きりです
1人に渡すときの、教える時間を並べます。
口頭で教えると、毎回1.5時間かかります。 募集の記事で、採用のやり直しに乗せた「教える1.5時間」と同じ数字です。人が代わるたびに、まるごともう一度かかります。
マニュアルがあると、あなたの手は0.5時間だけです。読む時間は相手に渡せるので、残るのは質問への返事と、最初の何個かのチェックだけ。差は1時間、3,150円。手残り3個ぶんです。
この1時間が、渡すたびに浮きます。1回では小さい。でも渡す回数が積もると、作った5時間を追い越します。 その分かれ目を出します。
5回渡せば、作った5時間が戻ります
作成コストを、1回で浮く額で割ります。
15,750円 ÷ 3,150円 ＝ 5回。 つまり、5回渡せば、マニュアルを作った5時間がちょうど戻ってきます。
裏を返すと、渡すのが4回までなら、口頭のほうが速い。敵は、半分は正しかったわけです。1人に1回、2回渡すくらいなら、わざわざ作らなくていい。
では、のべの時間で見ると、どこで逆転するのか。回数別に並べます。
1回だけなら、口頭は4,725円で、マニュアルは17,325円。口頭が12,600円ぶん速い。 ここは敵の勝ちです。
でも5回で23,625円どうしで並び、10回になると、マニュアルのほうが15,750円＝15個ぶん速くなります。20回渡せば、差は47,250円＝45個ぶん。回数が増えるほど、口頭は毎回1.5時間を払い続け、マニュアルは払わずに済みます。
渡すほど、1回あたりは薄まります
同じことを、1回あたりのコストで見ます。
1回しか渡さなければ、15,750円まるごとが1回に乗ります。5回なら3,150円、10回なら1,575円、20回なら787.5円まで下がります。たくさん渡すほど、1回あたりは薄まる。
これは、初めて見る形ではありません。作ったカタログを売る個数で割る話や、採用コストを定着した個数で割る話と、同じ形です。1回だけかかる手間は、回数で薄まります。決め手は、作る手間そのものより「何回渡すか」のほうでした。
作る時間が今ない。でも1人しか雇わない
ここで、手が止まる場面があります。私も同じところで迷いました。
マニュアルを作れば、あとが楽になる。 それはわかります。でも、作る5時間がいま、ない。その5時間があるなら、目の前の梱包を片付けたい。将来のために、今日の手を止めるのがつらいのです。
もうひとつ、逆の迷いもあります。「うちは1人にしか頼まない。5回も渡さないなら、作るだけ損じゃないか」。 5回渡さないなら口頭が速い、とさっき出したばかりです。1人しか雇わないなら、敵の言うとおりでは、と思えてきます。
この2つの板挟みで、私は結局作りませんでした。でも、ここに見落としがありました。 「渡す回数」は、雇う人数のことではなかったのです。
人がすぐ辞める現場ほど、回収は早い
渡す回数は、頭数だけでは決まりません。 人は入れ替わります。同じ1枠でも、辞めては採る。そのたびに、また渡します。
1人しか雇わなくても、3ヶ月で辞める人なら、年に4回渡すことになります。5回に届くのは1年ちょっと。1ヶ月でコロコロ代わる現場なら、たった5ヶ月で元が取れます。
面白いのは、ここが真逆になっているところです。人がよく続く現場ほど、マニュアルの元を取るのに時間がかかる。 6ヶ月続く人が1人なら、年2回で、回収は2.5年先です。反対に、すぐ辞められて困っている現場ほど、マニュアルは早く報われる。
つまり、口頭で教え直す回数が多くていちばんつらい現場が、いちばんマニュアルの得な現場でした。「1人しか雇わないから損」ではなく、「その1人が何回入れ替わるか」で見ればよかったのです。
想像してみてください
半年後の日曜、21時です。
新しい外注さんが、今日から梱包を始めました。 あなたがしたのは、マニュアルのリンクを1本送って、最初の3個だけ見たことです。かかった時間は30分。もう、横について1時間半を見せる必要はありません。
同じ説明を口でするのは、これで何度目かも忘れました。でも今は、口を動かしていない。画面のマニュアルが、あなたの代わりに同じ説明を、何人にも、正確に繰り返しています。
いま、あなたはその逆をやっています。人が代わるたびに横につき、同じ質問に同じ返事を書き、また辞められて、また最初から教えています。 1時間半を、渡すたびに払い直しているほうです。
たしかに、1人にしか頼まないかもしれません
ここまで読んで、こう思われたはずです。
「うちは規模が小さい。そんなに何回も人を入れ替えない」
そのとおりかもしれません。定着のいい人が1人だけなら、回収は2.5年先で、その間は口頭のほうが速い。この記事の定着の月数も、当サイトが置いた仮定です。あなたの現場の回数は、あなたにしか数えられません。
それでも、順番は変わりません。まず、渡す回数を数える。 頭数ではなく、入れ替わりも足した回数です。5回を超えそうなら作る。超えないなら、無理に作らず口頭で足りる。敵は、そこでは正しいのです。
もうひとつ、「作る5時間が今ない」という声もあります。これも本当で、最初の5時間は確実に持ち出しです。だからこそ、次の順番になります。マニュアルにする前に、そもそも人に渡さなくていい工程を、先に外へ出すのが得でした。
マニュアルを作る前の、4手順です
ここまでを、順番に並べます。
回数を数えて、5回を超えるなら作る。作るのは手を動かす作業だけです。リサーチのような判断は、そもそもマニュアルに書けません。
そして、ルール化できる判断は、マニュアルにも人にも渡さず、機械に渡します。 外注の記事で分けたとおり、工程には「判断」「ルール化できる判断」「作業」の3つがあります。価格改定は真ん中の「ルール化できる判断」で、下限を決めて相手より安く、というルールに落ちるので、人に教えなくても機械が回します。
人にマニュアルを渡す前に、この工程を機械へ出しておくと、そもそも渡す量が減ります。
この記事のまとめ
- マニュアルを作る5時間は15,750円＝15個ぶん（＝梱包75個ぶんの時間）。1人に1回きりなら口頭が速い（敵は半分正しい）
- 口頭は毎回1.5時間、マニュアルは0.5時間。差の1時間＝3,150円が、渡すたびに浮く
- 作成15,750円 ÷ 3,150円 ＝ 5回渡せば元が取れる。のべ時間は5回で並び、10回でマニュアルが15個ぶん速い
- 1回あたりは渡すほど薄まる（20回で787.5円）。カタログや採用コストを個数で割るのと同じ形
- 渡す回数は頭数ではなく、入れ替わりも足した回数。定着3ヶ月・1人でも年4回
- 真逆：人がよく続く現場は回収2.5年、すぐ辞める現場は5ヶ月。教え直しがつらい現場ほど、早く報われる
- 作るのは作業だけ。ルール化できる判断（価格改定）は、人でなく機械へ先に
教える前に、機械へ渡せる工程があります
いちばん教え直しがつらいのは梱包なので、そこからマニュアルにしたくなります。私もそうでした。
ただ順番でいえば、先に外すのは価格改定です。ここは人に教える必要も、マニュアルを作る必要もない工程だからです。下限を決めて、相手より安く。 このルールは、人でなく機械のほうが得意です。
マカド！は、その価格改定を自動で回すツールです。月額4,980円。当サイトの基準では回収は月5個で、月129個売る人なら1個あたり38.6円。人に教えて手直しする手間も、辞められてやり直す採用コストも、ここにはかかりません。
登録月と翌月は0円なので、まずこの2ヶ月で「価格改定を機械へ渡すと、人に教える工程がどれだけ減るか」を確かめられます。梱包のマニュアルを作るのは、そのあとで遅くありません。
今日やることは1つです。マニュアルを書き始める前に、渡す回数を数えてください。 頭数ではなく、入れ替わりも足した回数です。その回数が5回を超えるなら、5時間は必ず戻ってきます。そして、機械に渡せる工程は、人に教える前に外へ。 それが、同じ説明を何度も口でしないための順番でした。
募集単価の決め方は外注の募集の記事へ。外注に1個いくらまで払えるかは上限の記事に、自分の時給の出し方は時給の記事にまとめてあります。
この記事の計算方法：マニュアル作成コスト ＝ 作成時間 × 1分あたりの手残り（1,050円 ÷ 20分 ＝ 52.5円、5時間＝15,750円）。1回あたりの削減 ＝ 口頭で教える時間 − マニュアルで教える時間（1.5時間 − 0.5時間 ＝ 1時間 ＝ 3,150円）。回収回数 ＝ 作成コスト ÷ 1回の削減（15,750円 ÷ 3,150円 ＝ 5回）。のべ時間 ＝ 口頭はN×1.5時間、マニュアルは5時間＋N×0.5時間。「手残り1,050円（文房具・仕入1,200円・売値3,000円）」「1個20分（リサーチ10／検品出品3／梱包発送4／価格改定3）」「時給3,150円」「月120個」は当サイトが置いた仮定で、商材と習熟度で変わります。口頭で教える時間1.5時間・マニュアルで教える時間0.5時間・定着した期間（1ヶ月〜6ヶ月）は、説明のために当サイトが置いた仮定であり、実際の教育時間や定着は人・仕事・条件で大きく変わります。マニュアルを作れば必ず教育時間が短くなるわけではありません。雇用か業務委託かの区分、労務・税務の扱いは、社会保険労務士や税理士にご確認ください。 料金・制度は変更されることがあります。
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